Những người cho phép mình bị choáng ngợp hoặc phớt lờ những vấn đề phức tạp thường trở nên điên cuồng và bối rối. Cuối cùng, họ thường chọn cách suy nghĩ lung tung, và sau đó họ mất tinh thần khi thấy mình lúng túng và không đạt được tiến bộ nào.
Tôi muốn giới thiệu với bạn một quy trình giải quyết vấn đề có thể giúp bạn đối mặt và giải quyết mọi loại thách thức. Với 10 bước để giải quyết vấn đề này, bạn sẽ củng cố khả năng của mình để luôn tìm ra giải pháp đồng thời cho phép bản thân thấy được sự tiến bộ thực sự.
Trong quy trình 10 bước giải quyết vấn đề này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xác định và triển khai giải pháp phù hợp cho vấn đề hiện tại. Khi học các bước này, bạn sẽ phát triển tư duy phản biện và nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề của mình.
Khi một vấn đề phát sinh, thật dễ dàng rơi vào trạng thái hoang mang hoặc hình dung ra những tình huống xấu nhất. Trước khi bạn để tâm trí của mình đi đến đó, hãy lùi lại một bước và giải quyết mọi vấn đề đơn giản như một tình huống khác.
Đó là một thách thức mà bạn có thể xử lý, với cách tiếp cận phù hợp. Một phần của cách tiếp cận đó là suy nghĩ tích cực và sáng tạo về tình huống. Một chiến lược giải quyết vấn đề mà tôi thích sử dụng là coi nó như một tình huống chứ không phải vấn đề.
Các vấn đề là một thực tế của cuộc sống; bạn không thể kiểm soát chúng xảy ra khi nào và như thế nào, nhưng bạn có thể kiểm soát thái độ của mình. Ngôn ngữ và quá trình tinh thần của bạn càng tích cực bao nhiêu thì bạn càng tự tin và lạc quan bấy nhiêu khi tiếp cận bất kỳ biến chứng nào.
Bắt đầu bằng cách tập trung vào những điều tốt đẹp trong cuộc sống của bạn. Hãy nhớ rằng mọi vấn đề đều đi kèm với một giải pháp đã được tùy chỉnh dành riêng cho nó. Bạn chỉ cần tìm ra nó, và bạn có thể làm được bằng cách duy trì thái độ bình tĩnh, tích cực của mình.
Xác định vấn đề là một bước quan trọng trong quá trình giải quyết vấn đề để bạn biết chính xác những gì bạn đang giải quyết. Những gì có vẻ là nguyên nhân gốc rễ của tình huống của bạn có thể là một cái gì đó hoàn toàn khác.
Ngoài ra, việc xác định vấn đề sẽ giúp bạn thu thập dữ liệu, phân tích các vấn đề xung quanh nó và tìm ra giải pháp tiềm năng. Chính xác thì thách thức bạn đang đối mặt là gì? Điều gì về tình huống cụ thể này đang khiến bạn căng thẳng và lo lắng? Bạn phải xác định rõ ràng vấn đề để giải quyết nó.
Đôi khi không thể xác định được nguyên nhân gốc rễ rõ ràng hoặc có thể có một số yếu tố gây ra sự cố. Trong những trường hợp này, bạn vẫn có thể tiếp tục tìm kiếm giải pháp bằng cách trả lời những câu hỏi sau đây:
– Ai có liên quan đến vấn đề?
– Chính xác thì điều gì đang xảy ra đang ngăn cản tiến trình phía trước?
– Vấn đề xảy ra khi nào và mức độ thường xuyên như thế nào?
– Tại sao vấn đề xảy ra?
– Nó ảnh hưởng đến quy trình làm việc hoặc con người như thế nào?
– Viết ra vấn đề để bạn và mọi người khác dễ dàng nhận ra chính xác vấn đề đó là gì. Có thể giúp vẽ một bức tranh, sơ đồ hoặc đồ thị để hình dung đầy đủ vấn đề.
Khi vấn đề được xác định rõ ràng, giải pháp có thể rõ ràng. Nhưng bạn có thể không bao giờ tìm ra giải pháp nếu vấn đề không được xác định.
Bạn có thể dễ dàng có tầm nhìn hạn hẹp khi giải quyết vấn đề. Gặp gỡ những người khác có thể tham gia vào quá trình này có thể cung cấp cho bạn nhiều trí tuệ hơn để làm sáng tỏ vấn đề. Đó là lý do tại sao tinh thần đồng đội rất quan trọng.
Bạn có thể làm việc cùng nhau để xem vấn đề đang ảnh hưởng đến điều gì, điều gì đang ảnh hưởng đến vấn đề đó và cách giải quyết vấn đề đó. Khi bạn cộng tác với những người khác, bạn sẽ có thể đưa ra các giải pháp chất lượng cao hơn.
Khi thảo luận vấn đề với người khác, hãy thay thế “Không, nhưng” bằng “Đồng ý, và”. Ví dụ, nếu ai đó nói, “Tôi nghĩ một phần của vấn đề bắt nguồn từ việc thiếu giao tiếp trong nhóm.” Hãy trả lời: “Đồng ý, và nó cũng có thể đến từ những người đến họp muộn.”
Hãy suy nghĩ sáng tạo bằng cách nhìn ra bên ngoài ngành hoặc tình huống của bạn để tìm giải pháp. Bạn có thể tìm thấy cái nhìn sâu sắc hữu ích khi xem xét cách các công ty hoặc cá nhân trong các tầng lớp xã hội khác có những đặc điểm giống bạn và cách họ đã tiếp cận các vấn đề liên quan.
Một phần của việc giải quyết tình huống từ các hướng khác nhau là đưa ra không chỉ một mà nhiều giải pháp. Có khả năng có nhiều giải pháp cho bất kỳ vấn đề đơn lẻ nào.
Kết luận đầu tiên xuất hiện trong đầu có thể không phải là kết luận tốt nhất, nhưng bạn càng tập trung, bạn sẽ càng tìm ra nhiều giải pháp. Đó là lý do tại sao động não tất cả các giải pháp có thể là một bước thiết yếu để giải quyết vấn đề .
Trong suốt quá trình suy nghĩ, hãy ghi lại bất kỳ đề xuất nào xuất hiện. Bạn có thể viết chúng trên bảng trắng để mọi người có thể nhìn thấy chúng. Chia sẻ những ghi chú này với những người tham dự sau cuộc họp và chỉ định bất kỳ nhiệm vụ tiếp theo nào.
Xác định mục tiêu cuối cùng của bạn sẽ giúp truyền cảm hứng cho những cách độc đáo mà bạn có thể đạt được điều đó. Nó cũng có thể giúp đặt vấn đề như một câu hỏi và đưa ra kết luận cho câu hỏi đó. Sử dụng các ví dụ được cung cấp trước đó về các câu hỏi ai, cái gì, khi nào, ở đâu và như thế nào để giúp bạn bắt đầu.
Sau khi động não tất cả các giải pháp tiềm năng, hãy tự hỏi bản thân: “Giải pháp nào sẽ có khả năng tạo ra kết quả tốt nhất?”
Có thể mất một chút thời gian để xem xét từng giải pháp tiềm năng của bạn. Một số sẽ nhanh chóng tự đào thải ra ngoài. Tuy nhiên, trong những trường hợp khác, đừng ngại dành thời gian suy nghĩ về cách một giải pháp nhất định sẽ hoạt động.
Xác định ưu và nhược điểm hoặc lợi ích và chi phí của từng giải pháp để giúp bạn xác định một hoặc nhiều giải pháp nào là tốt nhất. Sau khi xem xét sâu các cách tiếp cận khác nhau, hãy quyết định giải pháp tốt nhất cho tình huống.
Trước khi bạn chớp lấy cơ hội giải quyết vấn đề của mình bằng giải pháp phù hợp nhất, hãy xem xét hậu quả của giải pháp đó.
Bây giờ là lúc để chuyển sang các tình huống xấu nhất. Điều gì sẽ xảy ra nếu giải pháp không thành công?. Ngay cả khi lúc đầu bạn không thành công, cuối cùng bạn sẽ học được điều gì đó. Đừng coi đó là một thất bại mà hãy coi đó là một cơ hội học tập.
Chuẩn bị cho điều tồi tệ nhất không phải là suy nghĩ tiêu cực. Hãy nhớ rằng, sức mạnh của suy nghĩ tích cực sẽ cho phép bạn tìm ra nhiều giải pháp hơn. Nếu bạn có thể rèn luyện tâm trí của mình để suy nghĩ theo cách này, bạn sẽ càng trở nên hướng đến giải pháp hơn.
Nếu một giải pháp không hiệu quả, bạn sẽ thử giải pháp nào tiếp theo? Hãy đưa ra một kế hoạch dự phòng. Bạn có thể chuyển sang giải pháp tiếp theo trong danh sách rút gọn của mình hoặc bạn có thể điều chỉnh mọi thứ và tiếp tục làm việc với ý tưởng số 1 của mình.
Điều quan trọng là không chỉ đặt ra thời hạn mà còn đặt ra các tiêu chuẩn về cách bạn sẽ đo lường thành công của nó. Làm thế nào bạn biết rằng bạn đang đạt được tiến bộ, hay nói cách khác, đâu sẽ là chỉ số hiệu suất chính (KPI) của bạn? Bạn sẽ so sánh thành công của giải pháp này với thành công của giải pháp khác như thế nào?
Đảm bảo mọi người hiểu cách bạn chọn để đo lường thành công để họ có thể thành công theo tiêu chuẩn của bạn.
Bây giờ bạn đã tìm ra giải pháp cho vấn đề mà bạn muốn thực hiện, hãy cân nhắc xem giải pháp đó sẽ tác động đến tình huống như thế nào nếu giải pháp đó hiệu quả hoặc không.
Nếu kết quả của bạn không hiệu quả, điều đó không sao, nhưng nhiệm vụ của bạn là nhận trách nhiệm. Hãy sẵn sàng thừa nhận bất kỳ sai lầm nào và tiếp tục làm việc để làm cho mọi thứ trở nên đúng đắn.
Bằng cách chịu trách nhiệm về quyết định của mình, bạn sẽ đảm bảo rằng mọi người liên quan đều biết họ cần làm công việc gì, khi nào họ cần làm và việc hoàn thành công việc đó thành công hay không thành công được xác định như thế nào.
Bây giờ, cuối cùng đã đến lúc phải hành động.
Thực hiện giải pháp của bạn để bạn có thể đạt được các mục tiêu đã xác định và tìm hiểu những gì hoạt động tốt nhất. Tiếp tục liên lạc với mọi người trên tàu khi tất cả các bạn làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề.
Khi bạn làm việc chăm chỉ, bạn có thể phát triển năng lực của mình để đạt được nhiều hơn trong tương lai. Mỗi khi bạn giải quyết thành công một vấn đề, bạn đang phát triển kỹ năng phân tích, kỹ năng giao tiếp và khả năng giải quyết vấn đề của mình. Bạn cũng đang tăng sự tự tin của bạn.
Bước cuối cùng trong quá trình giải quyết vấn đề của tôi là theo dõi kết quả. Việc sử dụng thời hạn, KPI và báo cáo đã lên lịch mà bạn đặt ở bước bảy sẽ cho bạn biết ngay nếu bạn đang đi đúng hướng hoặc bị tụt lại phía sau.
Cái gì hiệu quả và cái gì không hiệu quả? Bạn đã giải quyết vấn đề chưa? Bạn có giải quyết nó theo cách tiếp cận và khung thời gian mà bạn mong đợi không?
Trả lời những câu hỏi này sẽ cho phép bạn hiểu liệu bạn có cần thực hiện thêm hành động hay không và giúp bạn cải thiện các phương pháp giải quyết vấn đề của mình trong tương lai.
